Целью составления отчётов о дебиторской и кредиторской задолженности является знание в любой момент времени составления расчётов с партнёрами, поставщиками, покупателями, бюджетом и внебюджетными фондами, рабочими.

Отчёт о дебиторской и кредиторской задолженности позволяет:

отслеживать динамику производства, продаж и закупок. Анализ отчёта предоставляет информацию о количестве продаж (сумме выручки), о количестве покупок (затраты по ним), количество имеющихся свободных средств (их источники и место их размещения);

чётко представлять о состоянии своих расчётов (это позволяет сориентироваться в случае возникновения нештатных, незапланированных ситуаций). Отчёт о дебиторской задолженности позволит определить срок необходимости кредита и кому из дебиторов можно дать отсрочку платежа. Отчёт о кредиторской задолженности даёт представление о том, какие платежи можно пока отсрочить;

планировать доходы и расходы. Своевременное планирование даёт возможность подсчёта суммы ожидаемой выручки (при учёте «по оплате») и суммы предстоящих налоговых платежей из знания, когда и сколько поступит денежных средств на расчётный счёт, а также о количестве и сроках оплаты налогов, закупки сырья, выплаты заработной платы. При расчётах встречными поставками, взаимозачётами (что широко практикуется на ФГУП «ССС»), то это тоже должно быть включено в отчёт о дебиторской и кредиторской задолженности;

оценивать своих покупателей через анализ динамики возникновения и погашения задолженности за достаточно длительный срок. Исходя из правила, что 90% проблем создают 10% клиентов, с которыми происходит общение, следует ранжировать клиентов по степени их платёжеспособности, что позволит в зависимости от надёжности клиентов устанавливать основные условия поставки продукции (цена, срок оплаты, максимальная партия и т.д.);

анализировать результаты от предоставления отсрочек по платежам. Эффективность политики предоставления отсрочек по платежам позволяет отследить отчёт о дебиторской задолженности. Какие это отсрочки и как это влияет на уровень продаж, просчёт уровня применяемых цен, чтоб не было потерь от обесценивания денег с момента отгрузки продукции до момента оплаты;

своевременно предпринимать меры по взысканию просроченной задолженности. Отчёт позволяет ориентироваться во времени, когда наступает время перестать верить обещаниям и пора принимать меры через установление критического срока неуплаты, после которого юристы должны принимать меры к взысканию задолженности (в том числе через суд);

регулировать отношения с поставщиками через оценку собственной не пунктуальности по отношению к каждому из партнёров. Всё в смысле «пока можно не платить» - если взгляды по этому вопросу не совпадают с партнёром, то тщательный контроль за отсрочками и просрочками позволит хотя бы избежать штрафов и неустоек.

Источниками информации являются счета, выставленные покупателям, счета, полученные от поставщиков, накладные на отгрузку товаров, накладные на получение товара, сведения об оплате (банковские и кассовые документы), заключённые договоры. Лучше составлять сводный отчёт о дебиторской и кредиторской задолженности (приложение М), так как эти виды задолженности могут переходить во времени друг в друга. Сводный отчёт составляется на основании отчёта о дебиторской и кредиторской задолженности. Сводный отчёт детализирует данные по дебиторской и кредиторской задолженности, по крупным должникам, по просроченным долгам (всех сторон). Сводки содержат актуальную на определённый момент информацию о сделках с отсроченными платежами и ещё не погашенной задолженностью.

Группировать информацию можно по следующим признакам:

по продуктам;

покупателям;

продавцам;

по дебиторской и кредиторской задолженности в виде денежных средств;

по просроченной дебиторской и кредиторской задолженности.

Информация сводки может быть выстроена в порядке значимости поступлений (расходов), по ожидаемым датам платежа.

Для ФГУП «ССС» можно предложить составление справок о продажах и справок о закупках по каждому покупателю (поставщику), содержащих информацию о покупателе (поставщике) и информацию о заключённом договоре, о сроке и условиях поставки, виде поставляемой продукции, дате и виде платежа.

Бухгалтер проверяет полученный отчёт (сверяет внесённые в него данные с данными первичных учётных документов) и удостоверяет правильность составления отчёта своей подписью. Здесь же он может сделать необходимые дополнительные расчёты для составления бухгалтерской и налоговой отчётности (например, указать сводную корреспонденцию счетов, подсчитать общую сумму НДС, подлежащего получению от покупателей или уплаченного поставщикам, рассчитать суммы полученных и закрытых авансов в отчётном периоде).

На основании отчёта бухгалтер делает следующие записи:

Дт 191 Кт 6013 - 37717,70 руб.

начислен НДС, полученный от поставщиков;

Дт 151 Кт 6013 - 226306,21 руб.

Отражена стоимость услуг, оказанных поставщиками;

Дт 6023 Кт 51 - 41883,20 руб.

Отражены суммы авансов за услуги;

Дт 6013 Кт 51 - 61998,70 руб.

Оплачены услуги поставщикам через расчётный счёт;

Дт 6013 Кт 6023 - 141860,00 руб.

Оплачены услуги поставщикам авансами (снятие с предоплаты);

Дт 6211 Кт 9011 - 9265962,49 руб.

Отгружены баллоны покупателям;

Дт 9031 Кт 764 - 1544327,08 руб.

Отражена сумма НДС за баллоны, подлежащая получению;

Дт 6213 Кт 9013 - 5654709,57 руб.

Отгружена продукция ЗИМа покупателям;

Дт 9033 Кт 764 - 942451,59 руб.

Отражена сумма НДС за продукцию ЗИМа, подлежащая получению;

Дт 51 Кт 6221 - 469058,20 руб.

Отражена сумма авансов, поступивших за баллоны;

Дт 6221 Кт 683 - 78176,36 руб.

Дт 51 Кт 6223 - 956580,00 руб.

Отражена сумма авансов, поступивших за продукцию ЗИМа;

Дт 6223 Кт 683 - 159430,00 руб.

Начислена сумма НДС, подлежащая уплате в бюджет;

Дт 6223 Кт 51 - 200000,00 руб.

Отражена сумма аванса, возвращённая покупателю продукции ЗИМа за невыполнение условия договора;

Дт 683 Кт 6223 - 33333,33 руб.

Начислена сумма НДС, подлежащая возмещению из бюджета;

Дт 51 Кт 6213 - 1752708,63 руб.

Дт 51 Кт 6211 - 6739172,44 руб.

Дт 51 Кт 6210 - 11100,00 руб.

Оплачена готовая продукция покупателями;

Дт 6223 Кт 6213 - 1575335,00 руб.

Дт 6221 Кт 6211 - 407989,62 руб.

оплата готовой продукции авансами, полученными от покупателей (снятие с предоплаты);

Дт 683 Кт 6223 - 262555,83 руб.

Дт 683 Кт 6221 - 67998,27 руб.

начислены суммы НДС, подлежащие возмещению из бюджета.

Сводки о дебиторской и кредиторской задолженности могут содержать следующую информацию:

вид продукции;

информация о поставщике (покупателе);

дата погашения задолженности, сгруппированная по времени: 0-30 дней, 31-60 дней, 61-90 дней, 91-180 дней, 180 дней -1 год, более 1 года;

проблемы, если таковые есть, со сбором дебиторской задолженности;

данные о встречных поставках (если по ним есть задолженность).

Отдельно можно вести сводки о просроченной задолженности для более пристального внимания на эти факты, в эти сводки следует включать графы об информации, о времени просрочки.

Для бухгалтерии отчёт, составленный по отдельным поставщикам (отчёт о кредиторской задолженности) заменит журнал-ордер №6, составленный по покупателям (отчёт о дебиторской задолженности) заменит ведомость №16.

Если отчёт составляется, в основном, для бухгалтерских целей, то сводка о дебиторской и кредиторской задолженности - для управленческих, составляется на основе отчётов.

Сводки о дебиторской и кредиторской задолженности могут составляться в разрезе отдельных дебиторов, кредиторов, просроченной задолженности, встречных закупках. Полезно включить в сводку графу количества просроченных дней платежа на текущую дату.

Сводки отражают не совершение хозяйственной операции за отчётный период, а лишь регистрируют состояние дебиторской и кредиторской задолженности на определённую дату. Сводка по своей сути является отдалённым аналогом инвентаризационной ведомости, но не может использоваться в её качестве, так как не соответствует утверждённой типовой форме.

Ведомость расчётов с покупателями и поставщиками, применяемая ФГУП «ССС» для анализа состояния расчётов и принятия управленческих решений в некоторой степени удобна в применении, тем не менее, её не мешало бы дополнить данными (итоговыми данными) о задолженности, сгруппированной по срокам просрочки и процентным отношением каждого вида просрочки к общему итогу. Эти данные могут быть как включены в итоговую строку действующего отчёта, так и дополнены отдельной формой, приведённой в приложении Н.

Согласно классическому определению – это сумма всей задолженности (долгов) предприятию или предпринимателю. В управленческом и бухгалтерском учете «дебиторка» относится к оборотным средствам предприятия.

Она возникает вследствие обычной коммерческой деятельности. Ее источником бывают:

1. Предприятия контрагенты , например, покупатели. В этом случае долг возникает тогда, когда товар (продукт, оказанная услуга) отпускается, передается покупателю, клиенту, но тот на определенную дату пока еще не рассчитался за покупку.

Это чаще всего случается тогда, когда покупателю предоставляется рассрочка по платежам, отсрочка. Например, поставщики или производители, поставляющие свою продукцию в торговые сети, деньги получают не сразу в момент поставки, а в течение определенного срока отсрочки, который, в зависимости от продукции и сроков ее хранения, может достигать периода больше 1 месяца.

В течение всего этого периода отсрочки сумма за проданные изделия у поставщика ил производителя будет записана (учтена) в разделе «Дебиторская задолженность». Скорее всего, в управленческом учете это будет отдельный документ – отчет о дебиторской задолженности.

2. Поставщики тоже могут быть дебиторами, то есть, должниками. Это случается тогда, когда вы что-то заказали у поставщика или производителя работ и услуг и передали ему аванс. Деньги (часть денег в виде аванса) вы передали, а сам товар (услуга, продукт) еще не поступил в ваше распоряжение. И вот в течение этого временного промежутка между тем, как вы передали аванс и тем, как получили товар, у вас, как у заказчика, сумма аванса будет записана в отчет о дебиторской задолженности.

3. Работники предприятия . Им можно выплатить аванс: пока не закончится рабочий период, точнее, пока работник не отработает этот аванс, сумма эта должна быть вписана в отчет о дебиторской задолженности.

Командировочные работники. Когда вы отправляете человека в командировку, вы выдаете ему денег, например, на аренду гостиницы и на другие нужды, связанные с работой. И до тех пор, пока человек не вернется из командировки и не отчитается перед бухгалтерией, предъявив все документы (чеки, квитанции), выданная сумма также будет отражена в соответствующем разделе документа «Отчет о дебиторской задолженности».

4. Налоги . Предприниматель может либо заплатить какой-то налог авансом, либо по какой-то причине, например, в виду неправильного расчета, заплатить в бюджет больше, чем нужно. И вот до следующего платежа эта сумма переплаты в виде долга бюджета перед предпринимателем также будет записана в отчет о дебиторской задолженности. Скорее всего, как это бывает в большинстве случаев, данная сумма переплаты будет зачтена при следующем расчете платежей по налогам.

5. Займы . Предприниматель или фирма может прокредитовать, то есть, дать в долг другому предпринимателю или другой фирме денег взаймы. Соответственно, должник будет дебитором, а сумма займа запишется в отчете о дебиторской задолженности.

Примечание

Виды задолженностей

1. Текущая . Она возникает вследствие обычной коммерческой деятельности и вытекает из условий договора, когда по договору одна сторона либо предоставляет другой стороне отсрочку по платежам (магазин покупателю), либо одна сторона выплачивает другой стороне (магазин поставщику) аванс.
   Период отсрочки или аванса, предусмотренного договором – это период дебиторской задолженности. Текущая «дебиторка» предсказуемая, ожидаемая.
2. Просроченная . Это когда одна из сторон нарушила договорные условия. Например, не рассчиталась вовремя за проданный товар или вовремя не произвела поставку товара, за который уже получила аванс.
   Просроченная – это по которой уже необходимо проводить определенный комплекс мероприятий, направленных на ее взыскание.
3. Безнадежная . Вероятность ее взыскать, то есть, вернуть крайне мала, близка к нулю. В большинстве случаев по ней истек срок исковой давности (обычно три года).

Кстати, фирма может создавать резервы для того, чтобы можно было наиболее безболезненно компенсировать свои потери от безнадежных долгов – это резервы по сомнительным долгам.

По срокам «дебиторка» бывает:

1. Краткосрочная – сроком до 12 месяцев.
2. Долгосрочная – сроком более 12 месяцев.

Управление дебиторской задолженностью

«Дебиторка» по своей экономической сути является кредитованием контрагента, потому что он в течение какого-то времени должен вам деньги. Причем, чаще всего это кредитование бесплатное. Поэтому вашему должнику выгоднее как можно дольше долг не отдавать, а вам, соответственно, выгоднее, чтобы все долги возвращались в установленные договорные сроки и раньше.

Конечно, в договорах обычно пишут условие, что в случае нарушения сроков платежей должник за каждый день просрочки должен будет выплатить пени, которые обычно равны 1/300 учетной ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки. Но это все равно меньше, чем ставка по обычному кредиту в коммерческом банке.

Когда вам должны – это всегда деньги, временно отвлеченные из оборота. Это означает, что в то время, пока кто-то пользуется вашими деньгами в виде «дебиторки», эти же деньги вы могли бы вложить в более выгодное мероприятие – закупить товар и продать его, возможно, даже несколько раз или элементарно положить на депозитный счет в банке.

В связи со всем этим предприниматель должен всегда уделять должное и особенное внимание управлению этим видом своих активов. В общем смысле под таким управлением понимается «держать руку на пульсе»: главным образом, не допускать, чтобы «дебиторка» критически увеличивалась или переходила из разряда текущей в просроченную или даже в безнадежную. К примеру, можно всем своим покупателям товар продать в рассрочку, а пока ждать от всех постепенных платежей, фирму придется закрыть.

Инвентаризация

Управляя своими активами, предприниматель должен провести ревизию или инвентаризацию дебиторской задолженности. Ее вообще необходимо делать периодически, например, вместе с инвентаризацией товаров.

Проводя инвентаризацию, необходимо выявить всех должников, вписать их в соответствующий отчет или реестр. С кем из контрагентов ясности в расчетах очевидной нет, необходимо провести сверку. Результат такой сверки оформляется в акт сверки взаиморасчетов. Это бухгалтерский документ. Сверкой обычно занимается тот, кто с этим конкретным контрагентом работает, то есть, определенный менеджер.

Оборачиваемость дебиторской задолженности

Это один из самых важных показателей финансового анализа деятельности фирмы, предпринимателя. Коэффициент оборачиваемости находится достаточно просто:

КоДЗ = В / ДЗср

В этой формуле:

КоДЗ – коэффициент оборачиваемости.

В – выручка от продаж за какой-то период, например, за квартал или за год. Выражается в рублях.

ДЗср – Среднее значение дебиторской задолженности в рублях за тот же период.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы.

Среднее значение находится тоже достаточно просто:

ДЗср = (ДЗн + ДЗк) / 2

В этой формуле:

ДЗср – среднее значение «дебиторки»

ДЗн и ДЗк – значения соответственно на начало периода и на его конец, например, на первое число квартала (года) и на последнее.

Экономический смысл этого коэффициента означает то, что он показывает, сколько выручки, которую магазин получил в течение отчетного периода, было «заморожено» в виде «дебиторки», то есть, временно выведено из оборота.

Нормальных показателей коэффициента оборачиваемости, к которым нужно стремиться и которых нужно придерживаться нет: все зависит от сферы бизнеса, даже в торговле приемлемые показатели могут и будут отличаться друг от друга в зависимости от того, чем вы торгуете.

Вместе с тем, необходимо знать, что чем этот коэффициент больше, тем лучше.

Оборачиваемость определяют также не только в виде коэффициента, еще и в днях. Экономическая суть этого показателя, найденного в днях, сводится к тому, что он показывает, в течение скольких дней она оборачивается, то есть, превращается из долга в деньги – из «замороженных» денег в деньги «живые».

Или, что то же самое: в течение скольких дней денежные средства остаются «замороженными», то есть, выведенными из оборота в виде «дебиторки».

Оборачиваемость в днях находится так:

Оборачиваемость в днях = Т / КоДЗ

В этой формуле:

Т = отчетный период, для которого производится расчет. Если это месяц, то Т = 30, если квартал, то Т = 90, а если год, то Т = 365.

КоДЗ = коэффициент оборачиваемости, найденный для того же периода (месяц, квартал или год) по формуле, описанной выше.

Здесь тоже нет нормальных значений: все зависит от специфики бизнеса и от того, что вы продаете. Но этот коэффициент в днях должен быть чем меньше, тем лучше.

Указанные коэффициенты называют в экономическом анализе показателями деловой активности. Они являются очень важными, так как характеризуют эффективность вашего бизнеса.

В процессе осуществления деятельности предприятия возникает необходимость учета взаиморасчетов с дебиторами и кредиторами. Правильное отражение в учете дебиторской и кредиторской задолженности имеет исключительно важное значение, поскольку суммы балансовых остатков по этим задолженностям и периоды оборачиваемости каждой из них влияют на оценку финансового состояния организации. Кроме того, в некоторых случаях анализ задолженности необходим и в фискальных целях.* Об управлении задолженностями в конфигурации "Бухгалтерский учет" (ред. 4.5) для "1С:Предприятия 7.7", рассказывает Е.В. Барышникова, руководитель учебного центра "Домино Софт".

Примечание:
* Напомним, что Федеральный закон от 22.07.2005 № 119-ФЗ требует проведения инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженностей для начисления и принятия к вычету НДС в переходный период, подробнее читайте .

Контроль задолженности

Основной задачей любой коммерческой организации является получение прибыли, поэтому перед финансовыми службами и руководством предприятия встает вопрос о снижении дебиторской и кредиторской задолженности, высокий уровень которой может снизить финансовую устойчивость предприятия.

Осуществление контроля за движением дебиторской и кредиторской задолженности необходимо для улучшения расчетно-платежной дисциплины. Важным фактором контроля является оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности.

Высокая оборачиваемость дебиторской задолженности отражает улучшение платежной дисциплины покупателей (а также других контрагентов) - своевременное погашение покупателями задолженности перед предприятием и (или) сокращение продаж с отсрочкой платежа (коммерческого кредита покупателям). Динамика этого показателя во многом зависит от кредитной политики предприятия, от эффективности системы контроля, обеспечивающей своевременность поступления оплаты.

Высокая оборачиваемость кредиторской задолженности может свидетельствовать об улучшении платежной дисциплины предприятия в отношениях с поставщиками, бюджетом, внебюджетными фондами, персоналом предприятия, прочими кредиторами - своевременное погашение предприятием своей задолженности перед кредиторами и (или) сокращение покупок с отсрочкой платежа (коммерческого кредита поставщиков).

К непосредственным задачам учета дебиторской и кредиторской задолженности относятся следующие:

• точный, полный и своевременный учет движения денежных средств и операций по их движению;
• контроль за соблюдением кассовой и платежно-расчетной дисциплины;
• определение структуры кредиторской и дебиторской задолженности по срокам погашения, по виду задолженности, по степени обоснованности задолженности;
• определение состава и структуры просроченной дебиторской и кредиторской задолженности, ее доли в общем объеме дебиторской и кредиторской задолженности;
• выявление структуры данных по поставщикам по неоплаченным расчетным документам, поставщикам по просроченным векселям, поставщикам по полученному коммерческому кредиту, установление их целесообразности и законности;
• выявление объемов и структуры задолженности по векселям, по претензиям, по выданным и полученным авансам, по страхованию имущества и персонала, задолженности, возникающей вследствие расчетов с другими дебиторами и кредиторами, задолженности по банковским кредитам и др. Определение причин их возникновения и возможных путей устранения;
• определение правильности использования банковских ссуд;
• выявление неправильного перечисления или получения авансов и платежей по бестоварным счетам и т.п. операциям;
• определение правильности расчетов с работниками по оплате труда, с поставщиками и подрядчиками, с другими дебиторами и кредиторами и выявление резервов погашения имеющейся задолженности по обязательствам перед кредиторами, а также возможностей взыскания долгов (посредством денежных или не денежных расчетов или обращения в суд) с дебиторов.

Анализ движения дебиторской и кредиторской задолженности в типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия 7.7" возможен с использованием механизма отчетов. Используя механизм отчетов пользователь имеет возможность анализировать состояние дебиторской и кредиторской задолженности за выбранный период. На примере демонстрационной базы, включенной в поставку программы, проиллюстрируем использование механизма отчетов для оценки состояния дебиторской и кредиторской задолженности.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкцией по его применению, дебиторская и кредиторская задолженность может отражаться на счетах:

• 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";
• 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками";
• 63 "Резервы по сомнительным долгам";
• 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам";
• 67 "Расчеты по долгосрочным кредитам и займам";
• 70 "Учет расчетов с персоналом по оплате труда";
• 71 "Расчеты с подотчетными лицами";
• 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям";
• 75 "Расчеты с учредителями", субсчет 1 "Расчеты по вкладам в уставный капитал";
• 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами";
• и др.

В соответствии с Инструкцией по применению плана счетов аналитический учет по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" ведется по каждому поставщику или подрядчику, а также по каждому предъявленному ими счету. Аналитический учет по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" ведется по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету, а в порядке расчетов плановыми платежами - по каждому покупателю и заказчику.

Для правильного отражения дебиторской и кредиторской задолженности в бухгалтерской отчетности необходимо разделять задолженность на долгосрочную и краткосрочную.

Обратимся к плану счетов типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия 7.7". По счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" аналитический учет ведется по поставщикам и подрядчикам (субконто "Контрагенты") и основанию расчетов (субконто "Договоры"). Каждый поставщик и подрядчик - элемент справочника "Контрагенты". Каждое основание расчетов - элемент справочника "Договоры". Аналогичным образом построен аналитический учет по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". Аналитика по счету в целом ведется по покупателям и заказчикам (субконто "Контрагенты") и основанию расчетов (субконто "Договоры"). Каждый покупатель (заказчик) - элемент справочника "Контрагенты". Каждое основание расчетов - элемент справочника "Договоры". Такая настройка плана счетов типовой конфигурации полностью соответствует требованиям Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации (рис. 1).

Рис. 1

Разделение задолженности на краткосрочную и долгосрочную осуществляется в справочнике "Договоры". В данном справочнике хранится информация о счетах на оплату, выставленных контрагенту, счетах на оплату, полученных от контрагента и договорах длительного действия с контрагентом. Реквизиты "Дата возникновения обязательства" и "Дата погашения обязательства" используются для разделения задолженности на долгосрочную, краткосрочную и просроченную задолженность при составлении регламентированной отчетности. Вид договора указывается для того, чтобы в специализированных отчетах можно было сгруппировать информацию о расчетах с контрагентами по видам (рис. 2).

Рис. 2

Воспользуемся отчетом "Оборотно-сальдовая ведомость по счету" для выполнения задач учета дебиторской и кредиторской задолженности. В настройке отчета выберем счет 62.1, в поле "Вид субконто 1" выберем "Контрагенты", в поле "Вид субконто 2" - "Договоры". Такая настройка позволит увидеть в сформированном отчете начальные остатки, обороты и конечные остатки взаиморасчетов с покупателями в разрезе счетов (договоров). Если у покупателя имеется задолженность на конец периода, то мы можем увидеть по какому счету (договору) она образовалась. Если при анализе взаиморасчетов не требуется разворачивать обороты в разрезе счетов (договоров), то в настройке отчета поле "Вид субконто 2" нужно оставить незаполненным. В этом случае в отчете будут отражены общие взаиморасчеты с покупателем без учета счетов (договоров) (табл. 1).

Таблица 1

Указав в настройке отчета счет 60.1, мы получим информацию по состоянию взаиморасчетов с поставщиками, на конец периода имеется кредиторская задолженность по следующим контрагентам (см. табл. 2).

Таблица 2

На основании этой информации можно сделать вывод о том, что имеющейся дебиторской задолженности недостаточно для покрытия кредиторской задолженность. Даже если покупатели перечислят денежные средства на счета предприятия, эта сумма не покроет кредиторскую задолженность и предприятию необходимо будет изыскивать дополнительные источники оборотных средств для погашения долга поставщикам.

Дебиторская задолженность относится к наиболее быстрореализируемым оборотным активам. Однако при оценке возможности преобразования дебиторской задолженности в денежные средства необходимо учитывать долю безнадежных долгов. Определение доли безнадежных долгов, как правило, осуществляется на данных предшествующих периодов методом процентного соотношения неоплаченных счетов к их общему объему. Рассчитаем эту долю, используя данные текущего периода, как планируемую величину на следующий плановый период.

Общая сумма дебиторской задолженности - 290 762,04 руб. Неоплаченная сумма дебиторской задолженности - 64 552,04 руб. Процент соотношения неоплаченной задолженности к общей сумме - 22 %.

Таким образом, по "Оборотно-сальдовой ведомости по счету 62.1" можно сделать вывод о том, что 22 % от общего количества дебиторской задолженности остается неоплаченной на конец периода и целесообразным будет создание резерва по сомнительным долгам* на следующий плановый период.

Примечание:
* О том, как это сделать, читайте .

Одним из наиболее важных пунктов управления дебиторской и кредиторской задолженностью является контроль за графиком платежей (погашения дебиторской и кредиторской задолженности) и соблюдение расчетно-платежной дисциплины. Воспользуемся отчетом "Обороты между субконто для того, чтобы получить информацию о том, как погашалась кредиторская задолженность в течение планового периода. Отчет "Обороты между субконто" позволяет анализировать обороты между одним или всеми субконто (аналитическими разрезами, либо объектами) одного вида, и одним или всеми субконто (аналитическими разрезами, либо объектами) другого вида. В данном случае мы будем анализировать обороты между субконто "Контрагенты" и субконто "Виды движения денежных средств". Для этого в настройке отчета в поле "Вид субконто" (основное) выбрать - "Контрагенты"; в поле "Вид субконто" (корреспондирующее) установить - "Движение денежных средств", а в поле "Субконто" дополнительно выбрать "Оплата поставщику". В сформированном отчете мы видим суммы погашения кредиторской задолженности по всем кредиторам, а также порядок погашения - через расчетный счет, валютный счет и через кассу. Если в настройке отчета вместо "Вида движения денежных средств" - "Оплата поставщику", указать - "Поступления от покупателей", то в отчете мы увидим, от каких покупателей поступили денежные средства на расчетные счета и в кассу предприятия (рис. 3).

Рис. 3

В дополнение к этой информации можно построить отчет "Диаграмма", который является средством визуального анализа и может быть использован руководителем организации, менеджерами и другими специалистами, которые напрямую не связаны с бухгалтерскими службами. В настройке отчета на закладке "Данные" укажем счет 60.1, вид итогов выберем - остатки на конец, кредит, сумма, на закладке "Диаграмма" установим параметры, необходимые для формирования отчета (рис. 4). Для лучшей наглядности сформируем "Диаграмму" по контрагенту "Швейная фабрика".

Рис. 4

На диаграмме видно, что в начале планового периода кредиторская задолженность контрагента "Швейная фабрика" резко возросла, затем частично была погашена, но на конец периода имеется остаток непогашенной задолженности. Погашение задолженности происходило неравномерно и остаток задолженности переходит на следующий плановый период. Это свидетельствует о неэффективной работе по учету кредиторской задолженности и необходимости разработки платежного графика.

Инвентаризация

Одним из необходимых средств для учета дебиторской и кредиторской задолженности является инвентаризация.

Инвентаризация проводится, как правило, на конец планового периода и позволяет выявить остатки дебиторской и кредиторской задолженности. Проведение инвентаризация позволяет не только получить информацию для принятия решений управленческого характера, но также для правильного учета налогов.

В связи с вступлением в силу Федерального закона от 22.07.2005 № 119-ФЗ:

Выдержка из документа "... по состоянию на 1 января 2006 года налогоплательщики налога на добавленную стоимость обязаны провести инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженностей по состоянию на 31 декабря 2005 года включительно. По результатам инвентаризации определяются дебиторская задолженность за реализованные, но не оплаченные товары (работы, услуги), имущественные права, операции по реализации (передаче) которых признаются объектами налогообложения в соответствии с главой 21 Налогового кодекса Российской Федерации, и кредиторская задолженность за неоплаченные товары (работы, услуги), имущественные права, принятые к учету до 1 января 2006 года, в составе которой имеются суммы налога на добавленную стоимость, предъявленные к оплате продавцами товаров (работ, услуг) и имущественных прав и подлежащие налоговому вычету в соответствии с главой 21 Налогового кодекса Российской Федерации".

В типовой конфигурации "Бухгалтерский учет" для этой цели предназначен отчет "Инвентаризация расчетов с контрагентами" (Отчеты - Специализированные - Инвентаризация расчетов с контрагентами). Отчет может быть сформирован либо с использованием унифицированной формы ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами", либо в виде произвольной формы.

Для формирования унифицированной формы ИНВ-17 необходимо установить флажок "Использовать унифицированную форму ИНВ-17". На этой же закладке указываются следующие данные, которые будут подставлены в печатную форму: номер и дата составления акта, председатель и члены комиссии.

Таблица дебиторской задолженности может быть заполнена автоматически по данным учета по кнопке "Заполнить". При автоматическом заполнении задолженность в таблице отражается либо как подтвержденная, либо как с истекшим сроком исковой давности.

То, что срок исковой давности задолженности истек, определяется с использованием реквизита договора "Дата погашения обязательства" (должно пройти 3 года с даты, когда задолженности должна быть погашена). Графа "Не подтверждено" не заполняется автоматически ее необходимо заполнить вручную.

Аналогичным образом заполняется таблица по кредиторской задолженности.

Для формирования произвольной формы необходимо снять флажок "Использовать унифицированную форму ИНВ-17".

В реквизите "Тип задолженности" указать тип задолженности контрагентов, которую будет отражать отчет. Для выбора предлагается три варианта:

• дебиторская и кредиторская;
• дебиторская;
• кредиторская.

Сформируем данный отчет в произвольной форме, выбрав тип задолженности - "дебиторская и кредиторская". Установим счета, по которым производится инвентаризация - 60 и 62 (см. рис. 5)

Рис. 5

Как видно из отчета, у предприятия имеется дебиторская и кредиторская задолженность, подлежащая погашению в последующих периодах.

Федеральный закон от 22.07.2005 № 119-ФЗ определяет порядок включения в налоговую базу денежных средств, поступивших в счет погашения дебиторской задолженности, возникшей до 1 января 2006 года, а также порядок принятия к вычету сумм налога на добавленную стоимость, предъявленных поставщиком и неоплаченных до 1 января 2006 года.

Таким образом, использование механизма отчетов типовой конфигурации позволяет проводить систематический контроль и анализ взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, получать необходимые данные для оценки состояние дебиторской и кредиторской задолженности и своевременно принимать необходимые действия по ее оптимизации, улучшению показателей финансового состояния, а также позволяет соблюсти требования постоянно изменяющегося законодательства.

Если вы хотите оценить долги контрагентов и сроки каждого долга в программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3», то вам поможет отчет «Дебиторская задолженность по срокам долга».

Меню: Отчеты - Продажи - Взаиморасчеты - Дебиторская задолженность по срокам долга

В отчете можно посмотреть остаток долга контрагента, а также распределение долгов по интервалам. Таким образом, пользователь может узнать не только сумму долга, но и понять, как давно она возникла. Интервалы, на которые разбиваются долги, пользователь определяет сам.

Настроим отчет для показа долгов в следующих интервалах:

• Не более 3 дней
• Не более недели
• Не более месяца
• Не более 3 месяцев
• Более 3 месяцев

Для этого откроем отчет и нажмем кнопку выбора в поле «Интервал»:

Открывается справочник «Настройка интервалов», в который можно добавить одну или несколько настроек данного отчета. Добавим новую настройку по кнопке «Добавить», укажем наименование «Основная настройка».

Заполним таблицу следующим образом:

Примечание: последняя строка появляется автоматически и не может быть удалена.

Заполненную настройку сохраним, выберем в отчет, сформируем отчет:

В отчете показывается долг каждого контрагента на дату отчета. Далее долг разделяется на интервалы, которые мы создали в настройке.

Обратите внимание, что если у контрагента долги по нескольким отгрузкам, то долг разделяется на несколько интервалов. Например, у контрагента «Мобил» есть долг 778 000 руб., который возник не более 3 дней назад, а также долг 115 7589 руб., возникший в интервале от 8 до 30 дней назад (т.е. больше недели, но меньше месяца).

Вы можете сделать несколько настроек интервалов и применять их по мере необходимости.

С помощью данного отчета вы всегда будете знать, сколько ваши контрагенты должны вам, а также как давно возник их долг!